Tồn kho chính xác tới mức thôi phải đi kiểm lại

Có một phép thử đơn giản để biết hệ thống kho có hoạt động hay không: nhân viên kinh doanh có dám hứa ngày giao hàng dựa trên màn hình mà không cần gọi xuống kho xác nhận. Ở phần lớn doanh nghiệp Việt Nam, câu trả lời là không, và mọi người đã âm thầm dựng một cách lách quanh sự thật đó.

Cách lách ấy có một cái giá không bao giờ hiện ra thành một dòng chi phí. Tồn an toàn bị đẩy lên vì không ai tin con số. Đơn hàng được hứa trễ hơn thực tế cho chắc. Kiểm kê toàn bộ hằng tháng vì số dư liên tục không đáng tin, mà bản thân việc kiểm kê lại làm kho ngừng hoạt động một ngày. Không khoản nào trong số đó hiện ra trong ngân sách, và tất cả đều tốn kém.

iGlobal coi độ chính xác chính là sản phẩm bàn giao. Vị trí lưu trữ được định nghĩa để nhân viên được chỉ chỗ phải tới chứ không phải tự nhớ, mọi dịch chuyển đều được quét mã thay vì ghi lại sau, và việc kiểm đếm trở thành thói quen hằng ngày trên vài mặt hàng thay vì một đợt đóng cửa mỗi năm.

Độ chính xác tồn kho rò rỉ ở đâu

Gần như mọi chênh lệch đều truy về được một lần dịch chuyển xảy ra trên thực tế trước khi xảy ra trong hệ thống, hoặc chẳng bao giờ xảy ra trong hệ thống. Hàng được lấy đi làm mẫu, một chuyền sản xuất mượn tạm một chi tiết, một thùng bị hỏng được để riêng ra. Mỗi việc đều chính đáng và do một người hợp lý xử lý, và không việc nào tạo ra một bản ghi nào cả.

Lỗ rò thứ hai là không có vị trí lưu trữ. Một kho mà hàng chỉ đơn giản là nằm đâu đó trong kho sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của những người làm ở đó. Nó vẫn vận hành, đôi khi rất tốt, cho tới khi người biết hàng nằm ở đâu nghỉ phép, và nó khiến một nhân viên mới không làm được việc trong nhiều tuần.

Thứ ba là giấy tờ làm vào cuối ca. Khi người soạn hàng ghi số lượng lên một tờ giấy rồi ai đó gõ vào lúc năm giờ chiều, sai sót được đưa vào ở hai điểm riêng biệt và không bị phát hiện ở điểm nào. Quét mã ngay lúc dịch chuyển không phải là sở thích công nghệ; nó xoá bỏ chính khoảng thời gian mà sai sót có thể len vào.

• Kinh doanh phải gọi xuống kho trước khi dám hứa giao hàng
• Phải kiểm kê toàn bộ hằng tháng vì số dư không đáng tin
• Tồn an toàn bị đẩy cao để bù cho sự thiếu chắc chắn của con số
• Việc soạn hàng phụ thuộc vào hôm nay ai đi làm

Hệ thống kho phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Khảo sát kho và đánh mã 1 đến 3 tuần

   Chúng tôi vẽ lại nhà kho thực tế, định nghĩa sơ đồ vị trí, và xử lý phần mã hàng cùng mã vạch. Với những mặt hàng chưa có mã vạch, chúng tôi thống nhất cách dán nhãn trước khi bắt đầu bất cứ việc gì khác.

2. 2

   Cấu hình và lắp thiết bị 2 đến 4 tuần

   Loại thao tác, chiến lược nhập kệ và xuất kho, thiết bị cầm tay hoặc điện thoại được cấu hình, in nhãn và kiểm thử mạng kho ngay giữa các lối đi thay vì trong văn phòng.

3. 3

   Kiểm kê đầu kỳ và chạy thật 1 tuần

   Một đợt kiểm kê toàn bộ để xác lập số dư đầu kỳ, thường làm vào cuối tuần, và hệ thống chạy thật ngay sau đó để con số chính xác không bao giờ bị trôi lại nữa.

4. 4

   Ổn định độ chính xác 4 đến 6 tuần

   Kiểm kê luân phiên hằng ngày, truy nguyên nhân gốc của chênh lệch và kèm cặp ngay tại kho. Độ chính xác là một thói quen, và sáu tuần đầu quyết định thói quen ấy có hình thành hay không.

Dành cho ai

• Nhà phân phối và bán buôn có hàng nghìn mã hàng
• Doanh nghiệp thực phẩm và dược phẩm cần quản lý lô và hạn dùng
• Doanh nghiệp vận hành nhiều kho hoặc kho tại chi nhánh
• Đơn vị vẫn phải kiểm kê toàn bộ hằng tháng mới yên tâm

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi người ta nhận ra đầu tiên là đường dây điện thoại giữa kinh doanh và kho im ắng hẳn. Khi con số tồn thực tế đã đáng tin, nhân viên kinh doanh chốt ngay trên màn hình, và kho thôi bị ngắt quãng hai chục lần mỗi ngày chỉ để xác nhận một thứ hệ thống vốn đã biết.

Thay đổi về tài chính đến từ chính mức tồn kho. Tồn an toàn tồn tại để bù cho sự thiếu chắc chắn, và một phần lớn sự thiếu chắc chắn ấy là về dữ liệu chứ không phải về nhu cầu. Khi độ chính xác tăng lên, vẫn mức phục vụ ấy nhưng cần ít vốn lưu động nằm trên kệ hơn đáng kể.

Thay đổi về vận hành có tính lâu dài là kho thôi phụ thuộc vào những cá nhân cụ thể. Khi đã có vị trí và soạn hàng theo chỉ dẫn, một nhân viên mới làm được việc sau vài ngày thay vì vài tháng, và kiến thức về chỗ để hàng thuộc về doanh nghiệp chứ không thuộc về người làm lâu nhất.

• Kinh doanh chốt hàng ngay trên màn hình, không cần gọi điện
• Kiểm kê toàn bộ hằng tháng thay bằng vài phút kiểm mỗi ngày
• Vốn lưu động được giải phóng khi tồn an toàn giảm xuống
• Nhân viên kho mới làm được việc sau vài ngày thay vì vài tháng

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan