ERP sống sót khi va vào vận hành thật

Một dự án ERP hiếm khi được chấm bằng phần mềm. Nó được chấm vào sáng thứ Hai đầu tiên sau khi chạy thật, khi anh quản kho có bốn mươi đơn phải soạn mà màn hình mới lại hỏi một trường anh chưa từng nghe tới. Mọi thứ diễn ra trong sáu tháng trước buổi sáng ấy tồn tại chỉ để buổi sáng ấy trôi qua êm ả.

iGlobal đã triển khai ERP cho nhà sản xuất, nhà phân phối, công ty logistics và doanh nghiệp dịch vụ trên khắp Việt Nam. Điều phân biệt dự án chạy được với dự án bị bỏ xó trong im lặng không phải ngân sách, cũng không phải ngành nghề. Đó là việc đội triển khai có hiểu quy trình kinh doanh đủ sâu để dám tranh luận với nó hay không, hay chỉ ghi lại những gì được kể rồi cấu hình đúng như thế.

Chúng tôi xây trên nền Odoo vì nó phủ tài chính, kho, sản xuất, bán hàng, mua hàng và nhân sự trong một cơ sở dữ liệu, không kèm bài toán bản quyền khiến ERP truyền thống đắt đỏ trước cả khi hữu ích. Nhưng nền tảng chỉ là phương tiện. Thứ anh mua là khả năng phán đoán xem thói quen nào hiện nay đáng mang theo, và thói quen nào vốn chỉ là cách lách một vấn đề nay không còn.

Vì sao rất nhiều doanh nghiệp phải làm ERP lần hai

Một tỉ lệ đáng ngạc nhiên khách hàng của chúng tôi không mua ERP lần đầu. Họ đang thay một hệ thống từng được cài, từng trả tiền, rồi bị lách dần cho tới khi công việc thật quay về với bảng tính. Thất bại hầu như không bao giờ nằm ở kỹ thuật. Hệ thống được cấu hình theo sơ đồ tổ chức chứ không theo dòng chảy của hàng và tiền, nên người trực tiếp làm thấy ghi sổ riêng còn nhanh hơn.

Kiểu thứ hai là phạm vi theo danh sách mong muốn. Phòng ban nào cũng gửi yêu cầu, không ai đứng ra phân xử, và dự án trở thành một nỗ lực rất tốn kém để tự động hoá sự bất đồng. Sáu tháng sau, ban chỉ đạo còn đang bàn ma trận phê duyệt thay vì bàn xem tồn kho có chính xác hay không.

Kiểu thứ ba là dữ liệu. Đội ngũ nào cũng đánh giá thấp nó, không trừ lần nào. Số dư đầu kỳ, danh mục hàng hoá có ba cách viết cho cùng một nhà cung cấp, khách hàng tồn tại hai lần vì bản ghi này có mã số thuế còn bản ghi kia có địa chỉ giao hàng. Chuyển dữ liệu là chỗ một dự án ERP hoặc giành được lòng tin ngay tuần đầu, hoặc đánh mất nó vĩnh viễn.

• Tồn kho trên màn hình và tồn kho trên kệ không khớp nhau
• Khoá sổ mất hai tuần vì số liệu phải ghép lại bằng tay
• Mỗi phòng giữ một bảng tính riêng mà họ mới thật sự tin
• Không ai nói được lãi gộp theo dòng sản phẩm trong tháng này

Một dự án triển khai trọn vẹn gồm những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Khảo sát và chốt phạm vi 2 đến 4 tuần

   Đi qua quy trình từng phòng ban, kiểm kê dữ liệu, lập sổ độ khớp và kế hoạch phân kỳ, trong đó ghi rõ cái gì nằm ngoài phạm vi giai đoạn một. Thứ gì không nói rõ được ở đây sẽ tốn gấp ba để làm rõ về sau.

2. 2

   Cấu hình và dựng bản mẫu 4 đến 10 tuần

   Chúng tôi dựng hệ thống chạy được trên bản sao dữ liệu thật và cho người dùng chủ chốt chạy đúng tình huống của anh qua nó, thay vì trình diễn một công ty mẫu trong sách. Thay đổi ở giai đoạn này còn rẻ.

3. 3

   Chuyển dữ liệu và nghiệm thu 3 đến 6 tuần

   Nạp đầy đủ dữ liệu, đối chiếu với số dư hiện hành, kịch bản kiểm thử xuyên suốt do chính phòng ban sở hữu quy trình ký nghiệm thu, và đào tạo theo vai trò bằng tiếng Việt.

4. 4

   Chạy thật và trực chiến 4 đến 8 tuần

   Có mặt tại chỗ trong tuần đầu, phân loại và xử lý vướng mắc hằng ngày, và chúng tôi ở lại tới khi kỳ khoá sổ đầu tiên hoàn tất ngay trong hệ thống. Bàn giao diễn ra khi đội ngũ anh tự khoá được một kỳ mà không cần chúng tôi, chứ không theo một ngày định sẵn trên lịch.

Dành cho ai

• Nhà sản xuất và nhà phân phối từ 30 đến 500 nhân sự đã vượt quá sức của phần mềm kế toán
• Tập đoàn nhiều pháp nhân cần báo cáo hợp nhất
• Doanh nghiệp thay thế một ERP đã cài nhưng chưa bao giờ được dùng thật
• Doanh nghiệp đang bị giới hạn tăng trưởng bởi việc phối hợp thủ công

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi đầu tiên thường không nằm ở mô hình, mà ở chỗ cuộc tranh cãi xem con số nào mới đúng đã chấm dứt. Khi nền dữ liệu đã dựng xong, tài chính, vận hành và kinh doanh cùng đọc một con số, và cuộc họp chuyển từ việc đi xác minh số liệu sang việc quyết định phải làm gì với nó.

Thứ hai là kỳ khoá sổ hằng tháng thôi giống một cuộc khai quật. Nghiệp vụ được ghi nhận một lần, ngay lúc phát sinh, bởi chính người làm việc đó, nên kế toán chỉ rà soát bút toán chứ không phải dựng lại chúng từ phiếu giao hàng và trí nhớ.

Thứ ba phải một hai quý mới hiện ra và lại quan trọng nhất. Cấp quản lý bắt đầu hỏi những câu hỏi tốt hơn. Khi lãi gộp theo dòng sản phẩm nằm sẵn trên màn hình thay vì nằm trong một đề nghị gửi phòng kế toán, người ta bắt đầu chất vấn công việc kinh doanh thay vì chất vấn bản báo cáo.

• Một cơ sở dữ liệu thay cho mỗi phòng một bảng tính
• Khoá sổ tính bằng ngày thay vì bằng tuần
• Độ chính xác tồn kho đủ cao để thôi kiểm toàn bộ hằng tuần
• Lãi gộp nhìn được theo sản phẩm, theo khách và theo nhân viên

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan