Quầy thu ngân vẫn chạy khi mạng thì không

Yêu cầu đối với một hệ thống bán hàng tại quầy thẳng thừng một cách khác thường. Nó phải nhanh, vì sau mỗi giây chậm trễ là một hàng người. Nó phải chạy được khi mất kết nối, vì ở Việt Nam chuyện đó sẽ xảy ra. Và số tiền nó thu vào phải về tới sổ kế toán mà không cần ai chép tay một tờ báo cáo cuối ca.

Phần lớn cửa hàng đáp ứng được yêu cầu đầu và trượt yêu cầu thứ ba. Máy tính tiền chạy rất mượt rồi tồn tại trong thế giới riêng của nó, nên con số tồn ở cửa hàng và con số tồn ở kho tổng là hai con số khác nhau, còn doanh thu ngày hôm trước thì sáng hôm sau được gõ vào sổ kế toán bởi một người đồng thời đang làm ba việc khác.

iGlobal triển khai bán hàng tại quầy như một mặt tiền của chính cơ sở dữ liệu mà kho và kế toán đang dùng. Một lượt bán trừ ngay vào tồn kho mà kho tổng đang nhìn, ghi sổ kế toán đúng lúc thanh toán, và phát hành hoá đơn điện tử ngay lập tức. Cửa hàng thì nhanh, còn hậu trường thì đã xong.

Một quầy thu ngân tách rời thật ra tốn những gì

Chi phí đầu tiên là hàng hoá. Khi cửa hàng và kho tổng giữ hai con số riêng, việc bổ sung hàng thành phỏng đoán. Mặt hàng cháy ở điểm này trong khi nằm đầy ở điểm kia, và không ai nhìn ra, vì muốn nhìn ra thì phải đem so hai hệ thống vốn chưa bao giờ được thiết kế để đem ra so.

Thứ hai là việc chốt ca. Một ca kết thúc bằng việc đếm tiền mặt đối chiếu với một tờ báo cáo in ra, rồi gõ con số tổng vào phần mềm kế toán, sẽ tạo ra hai cơ hội sai và một độ trễ ít nhất một ngày. Nhân với số điểm bán, bộ phận tài chính dành cả buổi sáng để chép số.

Thứ ba là không ai biết mặt hàng nào thật sự sinh lời. Không nhìn được lãi gộp tới từng dòng theo từng điểm bán, các chương trình khuyến mại được chạy theo cảm tính và mặt hàng bán chạy nhất được mặc định là mặt hàng lãi nhất, điều rất thường không đúng.

• Tồn ở cửa hàng và tồn ở kho tổng giữ thành hai con số riêng
• Doanh thu ngày hôm trước gõ lại vào kế toán vào sáng hôm sau
• Không nhìn được lãi gộp theo từng mặt hàng hay từng điểm bán
• Thanh toán dừng hẳn khi mất kết nối

Hệ thống bán hàng tại quầy phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Khảo sát điểm bán và thiết bị 1 tuần

   Chúng tôi xem các quầy, máy in, máy quét và ngăn kéo tiền hiện có, cùng tình trạng mạng tại từng điểm. Tận dụng thiết bị còn tốt thường là làm được và luôn rẻ hơn.

2. 2

   Cấu hình và dữ liệu hàng hoá 2 đến 3 tuần

   Danh mục hàng hoá, mã vạch, giá bán và quy tắc khuyến mại, thiết lập thuế và kết nối hoá đơn điện tử, kiểm thử bằng giao dịch thật trước khi có khách hàng nào nhìn thấy.

3. 3

   Chạy thử tại một điểm bán 2 tuần

   Một cửa hàng chạy thật, bao gồm một lần cố tình thử chế độ ngoại tuyến bằng cách ngắt mạng ngay trong giờ bán, vì đó là sự cố ai cũng lo và không ai diễn tập.

4. 4

   Mở rộng ra toàn bộ điểm bán 1 đến 4 tuần

   Các cửa hàng còn lại lên hệ thống theo từng đợt, đào tạo thu ngân ngay tại quầy, và quy trình chốt ca ngày được bàn giao cho quản lý cửa hàng.

Dành cho ai

• Chuỗi bán lẻ nhiều điểm cần một bức tranh tồn kho duy nhất
• Nhà hàng, quán cà phê và dịch vụ ăn uống có bán tại quầy và tại bàn
• Nhà phân phối có quầy bán lẻ ngay cạnh kho
• Cửa hàng hiện vẫn gõ lại doanh thu ngày vào phần mềm kế toán

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi bộ phận tài chính cảm nhận được ngay là việc chốt sổ ngày biến mất khỏi danh sách công việc. Doanh thu đã nằm trong sổ kế toán vào lúc cửa hàng khoá cửa, nên buổi sáng từng dành để chép số nay dành cho việc khác.

Thay đổi người mua hàng cảm nhận được là việc bổ sung hàng trở nên có cơ sở. Khi chỉ còn một con số tồn kho chung cho cả điểm bán lẫn kho tổng, hàng chậm luân chuyển ở cửa hàng này có thể điều sang nơi bán được, thay vì cuối mùa đem giảm giá, và đề xuất đặt hàng phản ánh đúng tốc độ bán thực tế.

Thay đổi mất nhiều thời gian nhất và quan trọng nhất là ý thức về lãi gộp. Khi lãi gộp nhìn được theo từng mặt hàng và từng điểm bán, lịch khuyến mại thôi được xây quanh thứ đang được ưa chuộng mà bắt đầu xây quanh thứ vừa được ưa chuộng vừa có lãi. Hai danh sách đó trùng nhau ít hơn phần lớn nhà bán lẻ tưởng.

• Doanh thu ngày nằm trong sổ kế toán ngay khi cửa hàng đóng cửa
• Một con số tồn kho dùng chung cho mọi điểm bán và kho tổng
• Thanh toán vẫn chạy xuyên qua một lần mất kết nối
• Nhìn được lãi gộp theo mặt hàng và điểm bán, không chỉ doanh thu

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan