Biết mỗi chuyến xe thật sự tốn bao nhiêu

Một doanh nghiệp sở hữu đội xe thường biết tổng chi phí vận tải của mình tới từng đồng, vì hoá đơn nhiên liệu và bảng lương tài xế nằm ngay trong sổ sách. Thứ họ gần như không bao giờ biết là tổng ấy chia ra thế nào: tuyến nào, khách nào, xe nào. Và thiếu phép chia đó, con số tổng là thứ anh báo cáo được nhưng không hành động được.

Hệ quả thực tế hiện ra ở hai quyết định liên tục lặp lại. Đơn này nên tự giao hay thuê xe ngoài? Khách hàng cứ đòi giao nhiều chuyến nhỏ này thật ra có lãi không? Cả hai câu đều có đáp án đúng, và phần lớn doanh nghiệp quyết theo cảm tính vì dữ liệu để quyết cách khác chưa bao giờ được thu thập.

iGlobal dựng hệ thống quản lý vận tải sao cho mỗi chuyến mang theo chi phí của chính nó: nhiên liệu đổ tại trạm, số giờ của tài xế, phí cầu đường, phần bảo dưỡng và khấu hao phân bổ theo số ki lô mét đã chạy. Khi một chuyến kết thúc, giá thành của nó đã biết, và khi một tháng kết thúc, chi phí để phục vụ từng khách cũng vậy.

Đội xe tốn những gì khi không ai đếm

Nhiên liệu là khoản rõ nhất và khó kiểm soát nhất khi không có dữ liệu. Mức tiêu hao trên một trăm ki lô mét chênh lệch giữa các tài xế nhiều hơn phần lớn nhà quản lý tưởng, và không có sổ ghi số lít theo từng chuyến thì không cách nào phân biệt một chân ga nặng với một cung đường khó. Những doanh nghiệp bắt đầu đo gần như luôn phát hiện một khoảng chênh họ không biết là có.

Bảo dưỡng là khoản thứ hai, và nó tốn kém theo chiều ngược lại. Bảo dưỡng theo lịch chứ không theo số ki lô mét khiến một số xe được bảo dưỡng quá dày và số khác quá muộn, mà những xe bảo dưỡng quá muộn thì hỏng giữa đường, nơi một lần hỏng xe tốn bằng tiền sửa cộng một chuyến giao lỡ cộng một tài xế ngồi chờ.

Khoản thứ ba là chạy rỗng. Xe về không hàng hoặc tuyến đường xếp theo thứ tự đơn hàng đến chứ không theo thứ tự hợp lý về địa lý có thể dễ dàng cộng thêm một phần tư số ki lô mét phải chạy. Điều này vô hình nếu không có nhật ký chuyến, và lại là một trong số ít khoản tiết kiệm vận hành có được mà không phải mua thêm gì.

• Biết tổng chi phí vận tải nhưng không biết theo tuyến hay theo khách
• Mức tiêu hao nhiên liệu từng xe chưa bao giờ đem so với cả đội
• Bảo dưỡng lên lịch theo ngày tháng thay vì theo số ki lô mét
• Xác nhận giao hàng mấy ngày sau mới về dưới dạng giấy tờ

Hệ thống vận tải phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Khảo sát đội xe và tuyến 1 đến 2 tuần

   Chúng tôi ghi nhận danh sách xe, các tuyến thường chạy, cách lập chuyến hiện nay và những gì đang được viết trên giấy. Phần lớn doanh nghiệp đã thu thập nhiều hơn họ tưởng, chỉ là ở dạng không dùng được.

2. 2

   Cấu hình và xây mô hình giá thành 2 đến 4 tuần

   Xe, tài xế, loại chuyến và các quy tắc phân bổ nhiên liệu, bảo dưỡng, khấu hao, thống nhất với bộ phận tài chính để con số giá thành cuối cùng là con số kế toán dám đứng sau.

3. 3

   Chạy thử ứng dụng tài xế 2 đến 3 tuần

   Một vài tài xế dùng ứng dụng trên điện thoại trong các chuyến thật. Phản hồi của họ quyết định thiết kế cuối cùng, vì một ứng dụng mà tài xế không thích sẽ bị điền bù vào cuối tuần theo trí nhớ, và như thế còn tệ hơn giấy.

4. 4

   Mở rộng và chạy báo cáo giá thành 3 đến 4 tuần

   Toàn đội xe lên hệ thống, và bản báo cáo giá thành theo tuyến, theo khách đầu tiên được lập rồi cùng nhau rà soát, để mọi người hiểu các con số trước khi đem chúng vào định giá.

Dành cho ai

• Nhà phân phối tự giao hàng tới điểm bán bằng xe của mình
• Nhà sản xuất vận hành đội xe cả chiều vào và chiều ra
• Doanh nghiệp xây dựng và vật liệu có đội xe tải nặng
• Doanh nghiệp đang cân nhắc có nên tiếp tục tự giao hàng

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Con số đầu tiên chuyển động thường là nhiên liệu, và nó chuyển vì một lý do chẳng hào nhoáng gì: khi mức tiêu hao theo từng xe được công bố hằng tuần, khoảng chênh giữa các tài xế tự thu hẹp mà không cần kỷ luật ai. Riêng việc đo lường đã lấy lại được vài phần trăm, và trên hoá đơn nhiên liệu của cả đội xe thì đó không phải khoản nhỏ.

Thứ hai là sự cố hỏng xe. Bảo dưỡng theo công tơ mét thay vì theo lịch đưa công tác bảo trì từ bị động sang có kế hoạch, và một lần vào xưởng xếp vào thứ Ba vắng việc tốn một phần nhỏ so với đúng lần sửa ấy thực hiện bên vệ đường khi trên xe đang có hàng.

Thay đổi thứ ba thuộc về thương mại chứ không phải vận hành. Khi đã có chi phí phục vụ theo từng khách, doanh nghiệp cuối cùng cũng có thể nói chuyện về giá trị đơn tối thiểu và tần suất giao hàng bằng bằng chứng. Nhiều khách của chúng tôi phát hiện ra tài khoản đòi hỏi nhất cũng chính là tài khoản ít lãi nhất, và nhờ vậy đàm phán lại được thay vì phải bỏ.

• Tiêu hao nhiên liệu so sánh theo từng xe, từng tài xế hằng tuần
• Bảo dưỡng theo số ki lô mét, nhờ đó ít hỏng xe dọc đường
• Chứng từ giao nhận chụp ngay tại cửa, không nộp sau vài ngày
• Biết chi phí phục vụ theo từng khách và từng tuyến

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan