Một hồ sơ lô hàng, từ lúc nhận booking tới khi xuất hoá đơn

Một lô hàng đi qua báo giá, booking, tờ khai hải quan, xe tải, kho, một tập hoá đơn nhà cung cấp, rồi mới tới hoá đơn khách hàng. Ở phần lớn công ty giao nhận tại Việt Nam, mỗi khâu nằm một nơi, và thứ duy nhất nối chúng lại là trí nhớ của một người.

Chúng tôi lấy hồ sơ lô hàng làm xương sống của hệ thống. Mọi chi phí, chứng từ, cập nhật trạng thái và hoá đơn đều gắn vào đó, nên lãi gộp từng lô là dữ kiện đọc được ngay, không phải con số chắp vá cuối tháng.

Chỗ hoạt động giao nhận thất thoát tiền

Nhập lại dữ liệu là thói quen tốn kém nhất của ngành. Cùng một số container được gõ vào email booking, vào bảng tính, vào tờ khai hải quan rồi vào hoá đơn. Mỗi lần gõ lại là một cơ hội sai, mà tờ khai sai không phải lỗi chính tả, đó là hàng nằm cảng kèm phí lưu.

Lỗ rò thứ hai là chi phí vô hình. Phí của nhà cung cấp về muộn hàng tuần sau khi lô hàng đã khép. Nếu chúng không được gắn vào hồ sơ lô, lãi gộp báo lên ban giám đốc đơn giản là sai, mà quyết định giá lại dựa trên đó.

• Số container và số tờ khai bị gõ ở bốn nơi
• Khách gọi hỏi hàng đang ở đâu, ngày nào cũng vậy
• Phí nhà cung cấp về sau khi lô hàng đã khép
• Không có lãi gộp đáng tin theo lô, theo tuyến hay theo khách

Hệ thống làm những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Lập bản đồ quy trình 2 tuần

   Chúng tôi đi theo ba lô hàng thật từ đầu tới cuối và ghi lại từng lần bàn giao, từng chứng từ, từng khoản phí đúng như thực tế đang diễn ra.

2. 2

   Cấu hình lõi 4-6 tuần

   Dựng cấu trúc hồ sơ lô, mã phí, hợp đồng khách và mẫu chứng từ, rà soát cùng trưởng bộ phận hiện trường.

3. 3

   Tích hợp 3-5 tuần

   Nối và kiểm thử bằng dữ liệu thật: khai hải quan, trao đổi với kế toán, luồng theo dõi của hãng vận chuyển và cổng tra cứu khách hàng.

4. 4

   Chạy thật và ổn định 4 tuần

   Chạy song song trên lô hàng thật, hỗ trợ tại chỗ suốt kỳ khoá sổ đầu tiên, rồi bàn giao.

Dành cho ai

• Công ty giao nhận làm đường biển, hàng không và đường bộ xuyên biên giới
• Đại lý hải quan khai thuê cho doanh nghiệp nhập khẩu
• Công ty vận tải chạy cả xe nhà lẫn xe thuê ngoài
• Kho 3PL tính phí lưu kho và thao tác theo hợp đồng

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi nhìn thấy ngay trong tháng đầu là chiếc điện thoại. Khi khách tự đọc được mốc tiến độ, bộ phận hiện trường thôi dành cả buổi sáng để nhắc lại thông tin vốn đã có sẵn trong hệ thống, và bắt đầu tập trung vào những lô hàng thực sự đang gặp vấn đề.

Thay đổi quan trọng hơn đến vào kỳ khoá sổ đầu tiên. Vì chi phí nhà cung cấp được trích vào hồ sơ lô ngay khi phát sinh dịch vụ chứ không đợi hoá đơn về, con số lãi gộp trình lên ban giám đốc là con số thật. Nhiều khách đã phát hiện ra tuyến mà họ tin là có lãi hoá ra không, biết thì khó chịu, nhưng không biết còn đắt hơn nhiều.

Về dài hạn, hồ sơ lô trở thành tài liệu để định giá. Khi đã có hai ba trăm lô hoàn tất mang chi phí trung thực, việc báo giá thôi dựa vào cảm tính mà chuyển sang tra lại xem tuyến này thực tế đã tốn của anh bao nhiêu.

• Cuộc gọi hỏi tình trạng giảm mạnh trong vòng hai tháng
• Số container và số tờ khai chỉ nhập một lần, không phải bốn
• Lãi gộp thật theo lô, theo tuyến, theo khách và theo nhân viên
• Khoá sổ cuối tháng nhanh hơn vì chi phí trích trước đã ghi sẵn

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan