Nối lại thứ đang chạy tốt, chỉ thay thứ buộc phải thay

Bản năng của phần lớn nhà cung cấp phần mềm là thay thế. Làm vậy dễ triển khai hơn, dễ hỗ trợ hơn, và giá trị hợp đồng lớn nhất. Nhưng một doanh nghiệp đã dùng cùng một phần mềm kế toán suốt mười một năm đã đầu tư vào đó mười một năm thói quen, mẫu báo cáo, kỳ vọng của kiểm toán và năng lực của nhân sự, và không thứ nào trong số đó xuất hiện trên một bảng so sánh tính năng.

Tích hợp là lựa chọn thay thế, và nó khó bán hơn vì nó khó làm hơn. Nó đòi hỏi phải hiểu hai hệ thống thay vì một, phải thống nhất bên nào sở hữu từng mảnh dữ liệu, và phải xử lý thực tế rằng các kết nối hỏng vào ba giờ sáng và phải có ai đó biết được điều đó.

iGlobal làm công việc này vì ở Việt Nam nó thường là câu trả lời đúng. Tờ khai hải quan vẫn phải đi qua VNACCS và VCIS bất kể anh chạy thêm thứ gì. Nhiều bộ phận tài chính gắn bó với MISA một cách hoàn toàn chính đáng. Hoá đơn điện tử phải qua một nhà cung cấp đã đăng ký. Đó là những điểm cố định, và một kiến trúc tỉnh táo sẽ nối vào chúng thay vì giả vờ rằng chúng sẽ biến mất.

Một mối nối còn thiếu tốn những gì

Chi phí nhìn thấy được là nhập liệu trùng. Cùng một số container gõ vào tờ khai hải quan, vào hệ thống vận hành và vào phần mềm kế toán là ba cơ hội để sai và thời gian của ba con người. Ở một công ty giao nhận, con số này đo bằng giờ mỗi ngày, ngày nào cũng vậy, mãi mãi.

Chi phí vô hình là độ trễ trong việc biết. Nếu giao dịch ngân hàng về tới hệ thống chậm hai ngày, việc nhắc công nợ cũng chậm hai ngày so với thực tế và một khách hàng nhận được giấy nhắc cho hoá đơn họ đã thanh toán. Không ai ghi điều đó vào sổ như chi phí của một mối nối còn thiếu, nhưng bản chất nó là vậy.

Chi phí thứ ba xuất hiện khi mối nối có tồn tại nhưng không được giám sát. Một kết nối đã âm thầm ngừng chạy từ ba tuần trước còn tệ hơn là không có kết nối, vì mọi người vẫn đang tin vào dữ liệu đó. Tích hợp mà không có cảnh báo là công việc chưa hoàn thành, và đây là lỗi phổ biến nhất mà chúng tôi được gọi tới để sửa.

• Cùng một dữ liệu do ba người gõ vào ba hệ thống
• Giao dịch ngân hàng về tới hệ thống vài ngày sau khi phát sinh
• Một mối nối đã ngừng chạy mà không ai hay biết
• Nhà cung cấp khăng khăng rằng phải thay tất cả cùng lúc

Những mối nối chúng tôi dựng

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Khảo sát mối nối và xác định bên sở hữu dữ liệu 1 đến 2 tuần

   Với mỗi mối nối, chúng tôi xác định hệ thống bên kia thật sự hỗ trợ tới đâu, bên nào là nguồn chuẩn cho từng trường dữ liệu, và phải làm gì khi hai bên lệch nhau. Chính câu hỏi cuối cùng ấy mới là câu thường bị bỏ qua.

2. 2

   Dựng mối nối và thiết kế cho tình huống hỏng 2 đến 6 tuần mỗi mối nối

   Mối nối được dựng cùng với cơ chế thử lại, hàng đợi lỗi và cảnh báo của nó, vì một mối nối chưa định nghĩa hành vi khi hỏng thì mới chỉ dựng được một nửa.

3. 3

   Kiểm chứng song song 2 đến 4 tuần

   Hai bên cùng chạy và chúng tôi đối chiếu kết quả hằng ngày cho tới khi chúng khớp nhau mà không cần can thiệp trong một khoảng thời gian đủ dài.

4. 4

   Bàn giao phần giám sát 1 tuần

   Đội của anh nhận bảng giám sát và sổ tay xử lý cho từng mối nối: cảnh báo đó nghĩa là gì, kiểm tra cái gì trước, và khi nào thì gọi cho chúng tôi.

Dành cho ai

• Doanh nghiệp giao nhận và nhập khẩu khai báo qua VNACCS và VCIS
• Bộ phận tài chính ở lại MISA trong khi vận hành chuyển đổi
• Doanh nghiệp có một ứng dụng cũ vẫn chạy tốt và không muốn mất
• Doanh nghiệp đang để nhân viên gõ lại cùng một dữ liệu vào nhiều hệ thống

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi các mối nối chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi đầu tiên đơn giản là mọi người thôi gõ lại. Nhiều giờ mỗi ngày trải trên vài nhân sự được trả lại, và những sai sót đi kèm việc gõ lại cũng được trả lại, theo nghĩa là chúng không còn xảy ra. Sai sót nhập liệu hiếm khi được tính thành chi phí cho tới khi nó bị loại bỏ.

Thứ hai là các quyết định tiến gần hơn tới sự việc. Giao dịch ngân hàng về tới hệ thống ngay trong ngày nghĩa là việc nhắc công nợ chính xác, tình trạng thông quan hiện ra cho bộ phận vận hành nghĩa là khách được báo trước khi họ hỏi, và mỗi điều ấy là một dịch chuyển nhỏ về thời gian, cộng dồn lại qua một tháng.

Thay đổi thứ ba mang tính chiến lược chứ không phải vận hành. Khi tích hợp đã là một năng lực chứ không còn là một dự án, câu hỏi giữ hay thay một hệ thống trở thành một phán đoán thương mại bình tĩnh, thay vì một quyết định được ăn cả ngã về không đưa ra dưới sức ép của chính người đang bán thứ thay thế.

• Cùng một dữ liệu nhập một lần thay vì ba lần
• Trạng thái ngân hàng và thông quan cập nhật thay vì cũ vài ngày
• Mọi mối nối đều được giám sát, hỏng là có người đích danh nhận cảnh báo
• Hệ thống nào chạy tốt thì giữ, hệ thống nào không thì thay

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan