Sổ sách khoá đúng hạn vì chưa bao giờ bị tách rời

Có hai cách làm kế toán. Cách thứ nhất, doanh nghiệp cứ làm việc của mình rồi kế toán dựng lại chuyện đã xảy ra từ phiếu giao hàng, hoá đơn và những cuộc trao đổi. Cách thứ hai, chính hành động làm việc tạo ra bút toán. Gần như mọi lời than phiền về khoá sổ cuối tháng đều truy về được việc doanh nghiệp đang làm theo cách nào trong hai cách đó.

Phần mềm kế toán đứng riêng, dù tốt đến đâu, cũng ép theo mô hình thứ nhất. Nó nhận dữ liệu sau khi sự việc đã xảy ra, nghĩa là phải có người gõ vào, nghĩa là có thể gõ sai, gõ muộn, hoặc không gõ. Kho xuất hàng ngày 28, bút toán xuất hiện ngày mùng 5, và con số tồn kho trên sổ là một phát biểu về quá khứ chứ không phải về hiện tại.

iGlobal triển khai kế toán nằm chung một cơ sở dữ liệu với bán hàng, mua hàng và kho. Một phiếu nhập kho ghi luôn bút toán hàng tồn. Một hoá đơn bán hàng ghi doanh thu và thuế. Một khoản thanh toán đối chiếu với sao kê ngân hàng. Công việc của kế toán chuyển từ nhập nghiệp vụ sang rà soát nghiệp vụ, và đó là cách dùng một người có chuyên môn hợp lý hơn nhiều.

Vì sao kỳ khoá sổ lại lâu đến thế

Hỏi một giám đốc tài chính xem phần nào trong kỳ khoá sổ lâu nhất thì câu trả lời hiếm khi là nghiệp vụ kế toán. Đó là chờ: chờ kho xác nhận đã xuất những gì, chờ một hoá đơn nhà cung cấp chưa về, chờ ai đó giải thích một khoản trên sao kê ngân hàng. Mỗi lần chờ đều ngắn. Nối tiếp nhau, chúng ngốn hai tuần.

Vấn đề cấu trúc thứ hai là giá vốn được biết quá muộn để còn hữu ích. Nếu lãi gộp của một đơn hàng được tính vài tuần sau khi giao, nó chẳng còn nói lên điều gì. Kinh doanh đã báo giá đơn tiếp theo bằng đúng mức ấy, và điều duy nhất con số làm được là xác nhận một khoản lỗ đã kịp lặp lại.

Thứ ba là việc đối chiếu giữa những hệ thống lẽ ra không nên tách rời. Giá trị tồn kho trên phần mềm kế toán và giá trị tồn kho trên hệ thống kho không khớp, nên mỗi tháng có người mất một ngày để quyết định tin bên nào. Ngày đó không phải việc kế toán; đó là khoản thuế phải trả cho việc có hai cơ sở dữ liệu.

• Khoá sổ mất hai tuần trở lên, tháng nào cũng vậy
• Giá trị tồn kho trên sổ kế toán khác với hệ thống kho
• Lãi gộp từng đơn biết quá muộn để ảnh hưởng tới báo giá sau
• Công nợ phải thu đòi theo một danh sách có người cập nhật tay

Hệ thống tài chính phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Lập hệ thống tài khoản và ánh xạ chính sách 2 đến 3 tuần

   Chúng tôi ánh xạ hệ thống tài khoản hiện có, phương pháp tính giá vốn, cách xử lý thuế và những chiều quản trị anh dùng để báo cáo, rồi thống nhất cấu trúc với kế toán trưởng trước khi cấu hình bất cứ thứ gì.

2. 2

   Cấu hình và kết nối 3 đến 5 tuần

   Sổ nhật ký, quy tắc thuế, kết nối hoá đơn điện tử, định dạng sao kê ngân hàng và các bút toán tự động sinh ra từ bán hàng, mua hàng và dịch chuyển hàng tồn.

3. 3

   Số dư đầu kỳ và đối chiếu 2 đến 4 tuần

   Bảng cân đối thử, công nợ phải thu phải trả còn mở, giá trị tồn kho và tài sản cố định được nạp vào và đối chiếu từng dòng với sổ hiện hành. Ở bước này không có gì được phép áng chừng.

4. 4

   Kỳ khoá sổ đầu tiên có chúng tôi bên cạnh 1 kỳ

   Chúng tôi ngồi cùng đội tài chính suốt kỳ khoá sổ đầu tiên, xử lý những gì phát sinh, rồi mới bàn giao. Một kỳ khoá sổ hoàn tất mà không cần chúng tôi mới là bài kiểm tra nghiệm thu thật.

Dành cho ai

• Doanh nghiệp tháng nào cũng mất hơn một tuần để khoá sổ
• Doanh nghiệp mà số liệu kế toán và số liệu kho thường xuyên lệch
• Tập đoàn nhiều pháp nhân cần báo cáo quản trị hợp nhất
• Đội tài chính dành nhiều thời gian ghép dữ liệu hơn là phân tích

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi nổi bật là độ dài kỳ khoá sổ. Những khách từng mất hai tuần thường về mức ba đến năm ngày, không phải vì kế toán làm nhanh hơn mà vì họ thôi phải chờ phòng ban khác kể lại chuyện đã xảy ra. Thông tin đã đến cùng lúc với sự việc.

Thay đổi có sức nặng thương mại nhất là thời điểm biết lãi gộp. Khi lãi gộp của một đơn nhìn thấy ngay trong tuần giao hàng, một sai lầm về giá được sửa ở báo giá kế tiếp thay vì bị phát hiện vào kỳ họp quý, lúc mà nó đã kịp lặp lại bốn mươi lần.

Âm thầm hơn nhưng cũng quý không kém: đội tài chính thay đổi vai trò của chính mình. Những giờ từng dành để ghép số liệu chuyển sang lập kế hoạch dòng tiền, kiểm soát công nợ và đặt câu hỏi vì sao một khoản chi phí biến động. Đó mới là công việc mà một kế toán có chuyên môn được tuyển vào để làm.

• Khoá sổ cuối tháng tính bằng ngày thay vì bằng tuần
• Giá trị tồn kho giống hệt nhau giữa kế toán và kho
• Lãi gộp từng đơn có ngay trong tuần giao hàng
• Công nợ được hệ thống nhắc theo lịch, không theo trí nhớ

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan