Từ tin tuyển dụng tới phiếu lương trên cùng một hồ sơ

Ở phần lớn doanh nghiệp Việt Nam dưới ba trăm nhân sự, dữ liệu nhân sự nằm ở ít nhất bốn nơi: một hộp thư tuyển dụng, một thư mục hợp đồng đã quét, một máy chấm công với phần mềm riêng, và một bảng tính lương mà chỉ một người hiểu. Từng thứ đều hợp lý khi đứng riêng. Gộp lại, chúng bảo đảm rằng con số nhân sự phụ thuộc vào việc anh hỏi ai.

Cái giá của sự phân mảnh đó chủ yếu không nằm ở hành chính. Nó nằm ở chỗ không ai trả lời được những câu hỏi đáng giá: kênh tuyển dụng nào mang về những người còn trụ lại sau một năm, chi phí làm thêm giờ thực tế theo phòng ban là bao nhiêu, quý tới có bao nhiêu hợp đồng hết hạn. Những câu trả lời ấy có tồn tại, nhưng ghép lại mất cả tuần, nên không ai hỏi.

iGlobal triển khai nhân sự như một hồ sơ liên tục. Ứng viên trúng tuyển trở thành nhân viên; hợp đồng của nhân viên chi phối quy tắc tính lương; máy chấm công đổ dữ liệu vào chính hồ sơ ấy. Không có gì bị gõ lại, và đó cũng là cách duy nhất đáng tin để ngăn hai phiên bản sự thật cùng xuất hiện.

Đội nhân sự thật ra đang dùng cả tuần vào việc gì

Việc rõ nhất là tính lương. Ở một công ty hai trăm người, chuẩn bị kỳ lương hằng tháng từ bản xuất chấm công, sổ nghỉ phép và danh sách điều chỉnh thường ngốn vài ngày, mà lại đúng những ngày cuối tháng khi mọi việc khác cũng đến hạn. Công việc ấy tỉ mỉ, lặp đi lặp lại và hoàn toàn máy móc, đúng kiểu việc mà hệ thống nên làm thay.

Chi phí ít thấy hơn là sự trôi dạt về tuân thủ. Ngày hết hạn hợp đồng, ngày kết thúc thử việc, thay đổi đăng ký bảo hiểm và việc cộng dồn phép năm đều có thời hạn, và chúng được theo dõi trên bất cứ cuốn lịch nào mà chuyên viên nhân sự tự giữ. Khi người đó nghỉ phép hoặc nghỉ việc, việc theo dõi cũng đi theo họ.

Tuyển dụng cũng chịu đúng sự phân mảnh đó. Ứng viên đến qua email, Zalo, trang tuyển dụng và giới thiệu, mỗi kênh một luồng riêng. Hai tuần sau, không ai chắc một ứng viên sáng giá đã bị loại, đang chờ phỏng vấn, hay đơn giản là rơi mất khỏi hộp thư.

• Bảng lương ghép tay từ ba bốn bản xuất dữ liệu rời rạc
• Hạn hợp đồng và hạn thử việc theo dõi trên lịch cá nhân
• Số ngày phép còn lại mà nhân viên và nhân sự tính ra khác nhau
• Không có con số đáng tin về chi phí tuyển một người hay tỉ lệ giữ chân năm đầu

Hệ thống nhân sự phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Rà soát chính sách và dữ liệu 1 đến 2 tuần

   Chúng tôi đọc hợp đồng lao động thật, cơ cấu lương, quy định phụ cấp và chính sách nghỉ phép của anh, rồi viết lại thành những quy tắc máy chạy được. Đây là lúc các điểm mập mờ lộ ra, và việc chúng lộ ra chính là một phần giá trị.

2. 2

   Cấu hình và kết nối thiết bị 2 đến 4 tuần

   Loại hợp đồng, quy tắc lương, định mức phép, chuỗi phê duyệt và kết nối tới máy chấm công hiện có, kiểm thử bằng chính số liệu thật của tháng trước.

3. 3

   Chạy song song 1 đến 2 kỳ lương

   Hệ thống tính lương song song với cách làm hiện tại và chúng tôi đối chiếu từng khác biệt tới tận người cuối cùng. Không ai tắt quy trình cũ cho tới khi hai bên khớp nhau hai lần.

4. 4

   Mở cổng tự phục vụ cho nhân viên 2 đến 3 tuần

   Nhân viên có đơn nghỉ phép, phiếu lương và thông tin cá nhân trên điện thoại. Việc này cố ý để cuối cùng: hậu trường phải đúng trước khi hai trăm người bắt đầu nhìn vào nó.

Dành cho ai

• Doanh nghiệp 50 đến 1.000 nhân sự còn tính lương bằng bảng tính
• Nhà sản xuất có ca kíp, làm thêm giờ và phụ cấp theo sản lượng
• Doanh nghiệp tuyển liên tục và đã mất dấu kho ứng viên của mình
• Tập đoàn cần một bức tranh nhân sự chung trên nhiều pháp nhân

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi đo được nằm ở lịch tính lương. Công việc từng chiếm vài ngày cuối tháng trở thành việc rà soát các trường hợp ngoại lệ, bởi số giờ, ngày phép và phụ cấp đã được ghi nhận ngay lúc phát sinh. Chuyên viên nhân sự thôi làm người ghép dữ liệu và bắt đầu làm người xem xét vì sao làm thêm giờ ở một phòng tăng gấp đôi.

Thay đổi nhân viên cảm nhận được là việc tự phục vụ. Xem số ngày phép còn lại hay phiếu lương tháng trước thôi phải nhắn cho nhân sự. Nghe thì nhỏ, cho tới khi anh đếm xem một công ty hai trăm người tạo ra bao nhiêu tin nhắn như thế mỗi tháng.

Thay đổi ban lãnh đạo nhận ra đến vào kỳ họp quý đầu tiên. Tỉ lệ nghỉ việc theo phòng ban, chi phí tuyển một người theo kênh, xu hướng làm thêm giờ và hợp đồng sắp hết hạn đều có sẵn mà không ai phải chuẩn bị, và điều đó thường làm thay đổi chính nội dung cuộc họp.

• Thời gian chuẩn bị bảng lương giảm từ ngày xuống giờ
• Câu hỏi về phép và phiếu lương do nhân viên tự tra
• Hạn hợp đồng và hạn thử việc được nhắc tự động
• Tỉ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển đo được theo kênh và phòng ban

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan