Mọi phòng, mọi kênh, một con số phòng trống duy nhất

Khách sạn bán một sản phẩm không để dành được. Một phòng không bán được tối nay thì không bán muộn hơn được; khoản doanh thu ấy đơn giản là không tồn tại. Riêng sự thật đó giải thích vì sao độ chính xác về phòng trống quan trọng trong ngành lưu trú hơn gần như mọi ngành khác, và vì sao một cơ sở bán qua bốn kênh trực tuyến với một bảng tính nằm ở giữa đang gánh một rủi ro mà họ không nhìn thấy.

Vấn đề cấu trúc thứ hai là một khách sạn thực chất là mấy công việc kinh doanh cùng chung một toà nhà. Phòng, nhà hàng, spa, giặt là, phòng họp và tủ lạnh mini đều thu tiền, thường là từ cùng một khách, và ở nhiều cơ sở mỗi nơi giữ một cuốn sổ riêng. Khách rồi sẽ nhận một bảng kê ghép tay lúc trả phòng, chậm chạp đúng vào lúc khách đang vội.

iGlobal triển khai mảng lưu trú như một hệ thống duy nhất, trong đó phiếu đặt phòng, tình trạng phòng, mọi khoản chi và hoá đơn đều là cùng một bản ghi. Lễ tân nhìn thấy đúng thứ bộ phận buồng phòng nhìn thấy, nhà hàng ghi nợ thẳng vào phòng, và việc kiểm toán đêm là một bản báo cáo chứ không phải một cuộc dựng lại.

Doanh thu phòng rò rỉ ở đâu

Trùng phòng là sự cố ai cũng sợ và gần như luôn là một khoảng hở đồng bộ. Mỗi đại lý du lịch trực tuyến giữ một lượng phòng riêng, ai đó cập nhật thủ công sau bữa sáng, và trong khoảng thời gian giữa hai lần cập nhật, hai kênh có thể cùng xác nhận một phòng. Cái giá không chỉ là phải chuyển khách đi nơi khác; nó là bài đánh giá xuất hiện sau đó.

Lỗ rò ngược lại thì âm thầm hơn và thường lớn hơn. Những phòng bị giữ lại không mở cho một kênh để tránh trùng đặt sẽ nằm không, và không ai đếm khoản mất ấy vì một căn phòng trống không tạo ra lời phàn nàn nào. Một cơ sở để lượng phòng dè dặt trên bốn kênh có thể mất nhiều doanh thu vì thận trọng hơn là vì trùng phòng.

Thứ ba là những khoản chi không bao giờ về tới bảng kê. Một ly nước ký nhận ở hồ bơi, một món giặt là muộn, một lần dùng tủ lạnh mini phát hiện sau khi khách đã đi. Từng khoản thì vụn vặt, gộp lại thì đáng kể, và tất cả đều là triệu chứng của việc các điểm dịch vụ ghi vào sổ riêng thay vì ghi vào tài khoản của khách.

• Lượng phòng mở cho từng kênh cập nhật tay một hai lần mỗi ngày
• Giữ phòng lại không bán để phòng ngừa trùng đặt
• Các khoản chi ở điểm dịch vụ về bảng kê muộn hoặc không về
• Tình trạng buồng phòng chỉ nằm trên giấy tại quầy lễ tân

Hệ thống quản lý lưu trú phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Rà soát cơ sở và cấu trúc giá 1 đến 2 tuần

   Loại phòng, hạng giá, hợp đồng và những điểm dịch vụ cần ghi nợ vào bảng kê đều được ghi lại, kể cả các quy tắc mùa vụ vốn thường chỉ nằm trong trí nhớ của người phụ trách doanh thu.

2. 2

   Cấu hình và nối kênh bán 3 đến 4 tuần

   Phòng, giá, điểm dịch vụ và kết nối channel manager được cấu hình, mỗi kênh đều kiểm chứng độ chính xác phòng trống trước khi nối kênh tiếp theo.

3. 3

   Vận hành song song 2 tuần

   Hệ thống mới chạy song song với hệ thống hiện tại trọn hai tuần, bao gồm ít nhất một dịp cuối tuần, vì khách sạn không thể ngừng hoạt động và một ngày thứ Ba vắng khách chẳng chứng minh được gì.

4. 4

   Chạy thật và bàn giao kiểm toán đêm 2 đến 3 tuần

   Chúng tôi có mặt tại chỗ trong những đêm đầu tiên, và ở lại cho tới khi đội kiểm toán đêm tự khoá được một tháng mà không cần chúng tôi.

Dành cho ai

• Khách sạn và khu nghỉ dưỡng độc lập từ 20 đến 500 phòng
• Cơ sở lưu trú bán qua nhiều đại lý du lịch trực tuyến
• Khách sạn có nhà hàng, spa và các điểm dịch vụ khác
• Chuỗi vận hành nhiều cơ sở dưới cùng một bộ máy quản lý

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi về doanh thu đến từ việc mở hết lượng phòng cho các kênh. Khi số phòng trống thực sự dùng chung, những phòng trước đây giữ lại để phòng ngừa nay được bán, và vào những ngày nhu cầu cao thì đó đúng là những phòng bán được. Các cơ sở thường bất ngờ khi thấy sự thận trọng đã khiến họ mất bao nhiêu.

Thay đổi về vận hành nằm ở quầy lễ tân. Việc trả phòng thôi là một cuộc đối chiếu phiếu giấy, tình trạng buồng phòng đến mà không cần gọi điện, và nhân viên lễ tân dùng những phút tiết kiệm được cho chính vị khách đang đứng trước mặt thay vì cho giấy tờ.

Thay đổi về quản trị đến cùng tháng đầu tiên có dữ liệu sạch. Công suất phòng, giá phòng bình quân và doanh thu trên mỗi phòng sẵn có, chia theo kênh và theo phân khúc, thôi là một bản tổng hợp hằng tháng mà thành một màn hình mở hằng ngày, và nhờ đó các quyết định về giá chuyển từ nhịp tháng sang nhịp tuần.

• Mở hết phòng trên mọi kênh mà không lo trùng đặt
• Trả phòng trong một phút vì bảng kê đã đầy đủ sẵn
• Tình trạng buồng phòng nhìn thấy được mà không cần gọi điện
• Chỉ số công suất và giá phòng xem được hằng ngày, không phải hằng tháng

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan