Một phễu bán hàng phản ánh đúng thực tế

Phần lớn các dự án CRM thất bại theo một cách rất cụ thể và dễ đoán. Hệ thống được cài, nhân viên kinh doanh được yêu cầu cập nhật, và vài tuần đầu họ có làm. Rồi một tháng bận rộn ập đến, việc cập nhật rơi rụng, và trong vòng một quý cái phễu trên màn hình mô tả một công ty không tồn tại. Ban lãnh đạo vẫn cứ đọc nó, và điều đó còn tệ hơn là không có CRM.

Nguyên nhân gốc là hệ thống được thiết kế để báo cáo lên trên chứ không phải để giúp nhân viên bán hàng bán được hàng. Nếu cập nhật CRM thuần tuý là gánh nặng với chính người làm, thì không lời thúc giục nào giữ được dữ liệu sạch. Còn nếu CRM là nơi lập báo giá, nơi lưu lịch sử khách hàng và nơi liệt kê việc phải làm tiếp theo, nó sẽ được cập nhật, bởi không cập nhật mới là thứ làm mất thời gian của họ.

iGlobal cấu hình CRM với nguyên tắc đó đặt lên hàng đầu. Các giai đoạn trong phễu đúng là những giai đoạn quy trình bán hàng của anh thật sự có, báo giá được lập ngay từ cơ hội, và đơn hàng theo sau chạy thẳng vào vận hành mà không ai phải gõ lại.

Vì sao dự báo không bao giờ đúng

Lỗi cấu trúc phổ biến nhất là các giai đoạn mô tả cảm nhận của nhân viên kinh doanh thay vì mô tả điều đã thực sự xảy ra và kiểm chứng được. Một giai đoạn tên là quan tâm hay đang đàm phán thì không kiểm chứng nổi, nên bản dự báo trở thành một tập hợp những lạc quan. Các giai đoạn định nghĩa bằng bằng chứng, như đã gửi đề xuất hay đã khảo sát hiện trường, sẽ cho ra một dự báo có thể đem sự thật ra chất vấn.

Vấn đề thứ hai là khách tiềm năng không có người phụ trách và không có đồng hồ đếm. Một yêu cầu đến mà không được phân công trong vài giờ thì thường sẽ chẳng bao giờ được phân công, và doanh nghiệp trả giá hai lần: một lần cho khoản marketing đã tạo ra nó và một lần cho đối thủ đã trả lời trước.

Thứ ba là CRM và đơn hàng là hai hệ thống tách rời. Khi một cơ hội thắng phải được nhập lại thành một đơn bán hàng, hai bên trôi xa nhau, lịch sử khách hàng trở nên không đầy đủ, và không ai trả lời nổi câu hỏi một khách hàng cụ thể đã thực sự mua những gì trong ba năm mà không phải mở hai phần mềm.

• Một phễu không ai tin, kể cả chính người đang cập nhật nó
• Yêu cầu nằm im không ai nhận vì không có quy tắc phân công
• Báo giá lần nào cũng dựng lại từ đầu trong bảng tính
• Lịch sử khách hàng rải rác trong hộp thư và sổ tay

Hệ thống bán hàng phủ những gì

Chúng tôi triển khai thế nào

1. 1

   Vẽ lại quy trình bán hàng 1 đến 2 tuần

   Chúng tôi ngồi với cả đội kinh doanh, không chỉ với giám đốc kinh doanh, và ghi lại những giai đoạn thực sự tồn tại, kể cả những giai đoạn không ai đưa vào sơ đồ chính thức.

2. 2

   Cấu hình và nối các kênh 2 đến 3 tuần

   Phễu bán hàng, quy tắc phân công, bảng giá, mẫu báo giá và các kết nối tới biểu mẫu website, email và Zalo.

3. 3

   Chuyển dữ liệu và chạy thử với một nhóm 2 đến 3 tuần

   Khách hàng và các cơ hội đang mở được nạp vào, sau đó một nhóm kinh doanh dùng thật trong khi phần còn lại vẫn làm như cũ. Những lời phàn nàn của họ chính là bản đặc tả cho đợt triển khai rộng.

4. 4

   Mở rộng và thiết lập nhịp quản trị 3 đến 4 tuần

   Toàn bộ các nhóm lên hệ thống, và quan trọng nhất là cuộc họp kinh doanh hằng tuần chuyển sang đọc phễu ngay trên màn hình. Một CRM trở thành thật vào đúng ngày ban lãnh đạo thôi chấp nhận bất kỳ phiên bản nào khác.

Dành cho ai

• Đội kinh doanh B2B từ 5 đến 100 người với chu kỳ bán nhiều bước
• Doanh nghiệp đang lập báo giá bằng bảng tính
• Doanh nghiệp nhận yêu cầu từ nhiều kênh cùng lúc
• Nhà quản lý hiện chưa tin được bản dự báo doanh số

Vì sao chọn iGlobal

So sánh ba cách làm

Hai cột ở giữa mô tả những cách làm thật sự phù hợp với một số doanh nghiệp. Chỗ nào họ hơn thì họ hơn thật, và chúng tôi đã cố viết đúng như vậy.

Sau khi chạy thật thì thay đổi điều gì

Thay đổi thấy được đầu tiên là thời gian phản hồi yêu cầu mới. Việc phân công tự động cùng đồng hồ phản hồi thường đưa một doanh nghiệp từ chỗ trả lời sau một hai ngày sang trả lời trong vòng một giờ, và vì tỉ lệ chuyển đổi phụ thuộc rất mạnh vào thời gian, riêng điều này thường đã đủ hoàn vốn cho dự án.

Thay đổi thứ hai mất một quý và liên quan tới lòng tin. Khi các giai đoạn đã dựa trên bằng chứng và cuộc họp tuần cùng đọc một màn hình, bản dự báo bắt đầu đủ chính xác để lập kế hoạch sản xuất và dòng tiền. Doanh nghiệp thường đánh giá thấp lượng lãng phí vận hành sinh ra từ việc lập kế hoạch dựa trên một dự báo mà ai cũng ngầm trừ hao.

Thứ ba là trí nhớ của tổ chức. Khi một nhân viên kinh doanh nghỉ việc, các khách hàng của họ không còn ra đi theo. Lịch sử mọi cuộc trao đổi, mọi báo giá và mọi phản đối vẫn ở lại trên hồ sơ khách hàng, và việc bàn giao mất một buổi chiều thay vì mất một mối quan hệ.

• Yêu cầu được trả lời dưới một giờ, đo được
• Dự báo đủ chính xác để dùng lập kế hoạch sản xuất
• Báo giá lập trong vài phút ngay từ cơ hội
• Lịch sử khách hàng còn nguyên khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc

Câu hỏi thường gặp

Giải pháp liên quan